各校区，各部门、各单位：

为做好学校2024年度各类文件材料归档工作，根据《高等学校档案管理办法》要求，现将有关事项通知如下。

一、归档范围

（一）2024年1-12月期间，学校在党务、行政、教学、科研、基建、对外交流、服务社会等管理活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、实物等不同形式、不同载体的历史记录。

（二）2024年12月、2025年6月毕业研究生，2025年6月毕业全日制本科生，2024年7月、2025年1月毕业成人教育及其他教育形式学生产生的学籍、学位材料。

（三）2024年学校对口支援、乡村振兴等专项，学校重大活动中形成的重要文件、协议合同、领导讲话稿及领导题词、照片、录像等材料（重大活动界定及具体归档范围见附件1）。

（四）各单位及教职工个人2024年度荣获的省部级及以上奖励的奖状、奖杯、奖牌、证书、锦旗等，以及校地、校际交流和外事活动中获得的具有保存价值的实物资料。

（五）往年应归未归的文件材料。

二、归档要求

（一）高度重视归档工作。请各单位负责人切实加强对档案工作的领导，确保高质量完成档案归档工作任务。兼职档案员认真做好预立卷工作，合理分类，安全存放，切实履行归档职责，任何单位和个人不得将归档材料据为己有。

（二）严把归档文件的质量关。要加强文件材料的附件及批复的收集整理；归档文件必须为原件（非彩色打印件），复印件原则上不得归档，归档则须加盖单位公章；非标准版式纸质文件应统一规格，在A4纸上平铺粘贴。

（三）加强电子文件、数字媒体文件、业务系统数据库、音视频等电子档案的收集归档工作。归档电子档案须真实、完整、可用、安全，符合《电子档案管理办法》（国家档案局第22号令）有关要求。重要电子档案必须实行电子文件、纸质文件双套归档。其纸质文件要求A4版式打印，字迹清晰，留有装订线。电子档案可以以移动硬盘、光盘等载体形式归档，并上传档案管理系统；OA系统内流转文件即时按件归档。

（四）为做到归档材料收集齐全、整理规范，各学院毕业研究生学籍、学位材料，针对归档范围及具体要求，在移交档案馆前请咨询研究生院；全日制本科生学籍材料，交教务处审核完毕后统一移交档案馆。

（五）重大活动的主办、承办单位负责做好活动档案的收集、整理、移交工作；教职工个人荣获的省部级及以上奖励资料，由所在单位负责做好收集、整理、移交工作。

（六）归档工作严格执行“涉密不上网、上网不涉密”。涉密文件继续实行线下归档。

（七）文件材料网上归档，请登录档案馆网站后进入山东科技大学档案管理系统，或Edge浏览器（兼容模式）直接IP链接：192.168.100.92。新上岗的各单位专兼职档案员请及时联系档案馆进行登记授权。

三、归档步骤及时间

（一）归档步骤

1.实体卷整理。依据《山东科技大学各类档案归档范围及保管期限表》（附件2）、《山东科技大学文书立卷的方法与步骤》（附件3），将收集齐全的文件材料，分类组卷、编写页码、拟写案卷题名，进行预立卷。

2.系统著录。预立卷的档案资料全部实行网上立卷归档，录入档案管理系统，并上传电子全文。著录完成后联系档案馆系统管理员审定，合格后用A4纸打印《卷内文件目录》《案卷移交目录》（一式两份），具体操作详见《山东科技大学使用档案网络管理系统立卷归档的方法与步骤》（附件4）。

3.填写汇总表。将本年度的立卷数量、质量情况进行汇总并加以说明，并由部门、单位主要负责人审阅签字，格式、内容祥见《立卷归档情况汇总说明》（附件5）。

4.移交归档。将预立卷档案资料、《案卷移交目录》和《立卷归档情况汇总说明》移交档案馆，进行纸质档案和电子文件的双套审核，办理移交手续。

（二）归档时间

1.6月30日之前，各校区、各部门、各单位完成归档材料移交工作。

2.10月31日之前，教务处、各二级学院、继续教育学院完成毕业生学籍档案的审核、移交等工作。

联 系 人：任莉新 王领

联系电话：86057052

档案馆

2025年5月30日