各校区，各单位：

为做好2025届毕业生声像材料的归档工作，现将有关事宜通知如下。

一、归档范围

本科、研究生毕业生合影照片及名单，未参加毕业合影的学生2寸正面免冠彩色照片；本科、研究生毕业生党员合影照片及名单；本科、研究生学位授予仪式照片及获得学位人员名单。

二、归档要求

以上各类材料均需提供电子版，除本科、研究生学位授予仪式照片外，其余照片均需提供冲印版，所有名单同时提交纸质版。具体要求如下：

（一）电子版材料归档要求

1.每个学院应以班级为单位分类别刻入一张光盘，刻入光盘时请勿压缩照片，光盘一式三套分别装光盘盒保存。在光盘盒上贴上标签，标明：××学院2025届毕业生照片、学位授予仪式照片光盘。

2.照片格式为jpg或jpeg。

3.照片命名。毕业合影照片命名方式示例：“山科大安全与工程学院2025届安全工程2021-1班毕业合影”；学位授予仪式照片及未参加毕业合影学生的2寸照片命名方式示例：“安全工程2021-1班张三”，本班级重名者在姓名后面加注籍贯。

（二）冲印版照片及合影、人员名单纸质版归档要求

1.所有照片需冲洗后归档，不能打印。

2.合影照片规格：6*10寸（25.4cm×15.2cm），不压膜；照片正上方应有学院（系、部）、届、专业、班级、摄制时间等信息，例：山科大安全与工程学院2025届安全工程2021-1班毕业合影；照片下方应有对应人员名单。

3.未参加毕业合影学生的2寸照片用铅笔在背面注明专业、班级、姓名。

4.各班级毕业合影名单、党员合影名单、获得学位人员名单需同时提交纸质版各1份（具体格式见附件1、2）。

三、录入档案管理系统及办理交接

以上材料整理完成后，登录档案网络管理系统（192.168.100.92），进行档案信息录入并上传照片和名单，打印《案卷移交目录》一式两份，并于2025年7月14日前至图书信息中心302室档案馆办理移交归档手续。

联 系 人：王 领  任莉新

联系方式：86057052

档案馆

2025年6月19日