各校区管委，各学院（系、部）：

为做好2023届毕业生声像档案材料的归档工作，现将有关事宜通知如下。

一、归档范围

（一）毕业生照片及名单

1、本科、研究生毕业生各班级合影照片，毕业生党员合影照片，未参加合影学生的两寸彩色照片。

2、各班级合影人员名单、获得学位人员名单各1份（具体格式见附件1、2）。

（二）光盘

毕业生合影、合影人员名单、学位授予仪式照片、获得学位人员名单、未参加合影学生的两寸正面免冠彩色照片，以上材料电子版以班级为单位刻入一张光盘，光盘一式三份。

二、归档要求

（一）毕业生照片及名单

1、照片需冲洗，不能打印。

2、照片规格：6*10寸（25.4cm×15.2cm），不压膜；照片正上方应有学院（系、部）、届、专业、班级、摄制时间等信息，例：山东科大安全与工程学院2023届安全工程2019-1班毕业合影；照片下方应有对应人员名单。

3、纸质人员名单要与照片人员名单一致，在每张照片所附的纸质名单中，教师名字下划线标注。

4、对因故未参加毕业合影照的学生，收集其两寸正面免冠彩色照片一张，照片背面注明专业、班级、姓名，若有重名学生在名字后面标注籍贯，并将电子照片一并刻入光盘归档，照片以学生班级与姓名命名，格式为jpg。

（二）光盘

1、归档的光盘质地良好，刻入光盘时不要将照片压缩保存。光盘一式三套分别装方形光盘盒保存。

2、在光盘盒上贴上标签，标明：××学院2023届毕业生照片、学位授予仪式照片光盘。

3、刻入光盘时以班级为单位制成若干个文件夹，每个文件夹中要包含毕业生照片（包括未参加毕业合影学生二寸照片）及相应名单、授予学位仪式照片及相应名单。学位授予仪式照片以该毕业生的班级和姓名命名，格式为jpg，本班级重名者在姓名后面加注籍贯。

三、输入档案管理系统及办理交接

以上材料整理完成后，登录档案网络管理系统（192.168.100.92），进行档案信息输入、提交并上传照片，打印《案卷移交目录》一式两份，到档案馆办理移交归档手续。

四、时间安排

请认真做好上述归档材料的收集、整理工作，于2023年6月21日前向档案馆移交归档。

联系人：王领  57052     任莉新  57091