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“学史力行办实事” ——档案馆推进“三位一体”服务体系建设工作案例

发布时间:2021年12月13日 00:00  点击:

    近期,随着馆藏档案数字化工程建设的不断推进,档案利用服务规模化、便利化、高效化的管理模式已经形成,整体效能不断提升,真正将“我为群众办实事”活动落到实处。

传统的档案利用是在浩如烟海的档案馆藏中,人工查找提供档案,检索效率较低,精准度不足。在开展党史学习教育过程中,面对不断增长的档案利用需求,为有效解决工作中遇到的痛点、难点和堵点,经认真研判,档案馆优先对馆藏历年学籍、公文等高利用率档案进行数字化扫描与系统数据挂接,实现信息的一站式查询、打印服务,并不断扩大数字化范围,为提供精准快捷服务提供技术支持。

  

馆藏档案数字化现场及加工流程

 

对档案利用实行动态跟踪管理,不断简化、优化办事流程,关注利用者获取服务的途径和体验。尤其是新冠肺炎疫情防控期间,面对广大校友学籍档案的利用需求,档案馆克服人员少、出入不便、来回往返发件等诸多困难,急校友之所急,采取电话、微信、电子邮件、代发快递、校门口递交材料及教职工代查等多种形式,积极开展工作,受到广大校友的欢迎与赞许,成为省高校疫情防控期间档案工作的亮点。

档案提供利用形式登记实例

 

档案信息网站主页设置档案利用工作流程、政策查询等多项功能,档案馆重视网络平台的宣传优势,实时对网站进行更新,如及时推出《致广大教职工和校友的一封信》,上传新《档案法》等,帮助利用者及时了解工作动态和时事政策;开通板块、增加网页,拓展服务的广度和深度;结合Web2.0实现与用户即时互动,打破时空局限。推进网络空间和物理空间齐头并进的良好局面。

   

档案信息网站公布的工作流程和工作动态

 

档案馆承担全国高等教育学历学位查询与认证专项工作。面对时间紧、任务重的业务特点,不分节假日,随时登陆系统处理数据,同时,充分利用信息技术挖掘馆藏资源,对学籍档案资源进行聚类整合,建立专题数据库,使该项工作一直保持高质量运行状态。学校收到“中心”发来的感谢信,感谢档案馆长期以来对这项工作的大力支持!

  

教育部学位网学历认证业务数据及收到的感谢信

 

档案中承载着学校的历史变迁,蕴含着学校发展的经验精神,记录着学校的办学成就,是学校历史文化的真实记忆。基于学校文化需求的增长和文化传承的主客观需要,档案馆系统分析自身文化记忆的优势,挖掘相关记忆资源,积极参与《中国煤炭工业志》《中国共产党青岛西海岸百年大事记》等上级主管部门的史志编纂工作,主持或参与学校文化建设项目,如校史馆史料采集与整理、名人档案建设、校史编研、学校历年大事汇编、文化记忆平台建设等诸多工作,彰显档案存史育人的文化记忆功能。

  

名人档案大宗采集资料及文化记忆建设成果

 

在热情、高效服务的同时,档案人员与利用者建立起良好的互动关系,形成良性反馈机制,不断丰富、创新和完善档案利用服务的内容、方式、机制,打造文明和谐的利用服务生态,推进档案服务、信息服务、文化服务“三位一体”的建设体系,持续提升档案利用服务的总体效应。

 

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