各校区，各部门、各单位：

为做好学校2025年度文件材料归档工作，按照《山东科技大学档案管理办法（2026年修订）》相关规定，学校进一步明确了各部门（单位）的档案工作负责人和兼职档案员，细化了各部门（单位）的具体归档范围。请各校区、各部门、各单位按照《山东科技大学档案实体分类方案（2026年修订）》《山东科技大学各部门（单位）档案归档范围与保管期限表（2026年修订）》等相关工作规范，做好本年度文件材料归档工作。现将有关事项通知如下。

一、归档范围

（一）2025年1-12月期间，学校在招生、教学、科研、管理、服务等活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、实物等不同形式、载体的历史记录。

（二）2025年12月、2026年6月毕业研究生，2026年6月毕业全日制本科生，2026年1月毕业成人教育及其他教育形式学生产生的学籍表、成绩单、毕业证书、学位证书和学位答辩材料等学籍学位材料。

（三）2025年学校重大活动中形成的重要文件、协议合同、领导讲话稿及领导题词、照片、录像、实物等材料（详见《山东科技大学重大活动档案管理办法》（山科大综字〔2014〕37号）https://dangan.sdust.edu.cn/info/1029/1371.htm）。

（四）各部门（单位）及教职工个人2025年度荣获的省部级及以上奖励的奖状、奖杯、奖牌、证书等，以及校地、校际交流和外事活动中获得的具有保存价值的实物资料（详见《实物类档案归档范围和保管期限表》https://dangan.sdust.edu.cn/info/1023/1643.htm）。

（五）往年应归未归的文件材料。

二、归档要求

（一）高度重视归档工作。请各部门（单位）档案工作负责人切实加强对档案工作的领导，确保高质量完成档案归档工作任务。兼职档案员认真做好预立卷工作，合理分类，安全存放，切实履行归档职责。（详见《关于公布各部门（单位）档案工作负责人及兼职档案员的通知》https://dangan.sdust.edu.cn/info/1011/1641.htm）

（二）严把归档文件的质量关。要加强文件材料的附件及批复的收集整理；归档文件必须为原件（非彩色打印件），复印件原则上不得归档，确需归档的，须加盖单位公章；非标准版式纸质文件应统一规格，在A4纸上平铺粘贴。

（三）加强电子文件、数字媒体文件、业务系统数据库、音视频等电子档案的收集归档工作。归档电子档案须真实、完整、可用、安全，符合《电子档案管理办法》（国家档案局第22号令）有关要求。重要电子档案必须实行电子文件、纸质文件双套归档。其纸质文件要求A4版式打印，字迹清晰，留有装订线。电子档案可以以移动硬盘、光盘等载体形式归档，并上传“山东科技大学智慧综合档案管理系统”；OA系统内流转文件即时按件归档。

（四）为做到归档材料收集齐全、整理规范，各学院毕业研究生学籍、学位答辩材料的归档范围及具体要求，在移交档案馆前请咨询研究生院；全日制本科生学籍材料，交教务处审核完毕后统一移交档案馆。

（五）重大活动的主办、承办单位负责做好活动档案的收集、整理、移交工作；教职工个人荣获的省部级及以上奖励资料，由所在单位负责做好收集、整理、移交工作。

（六）归档工作严格执行“涉密不上网、上网不涉密”。涉密文件继续实行线下归档。

（七）文件材料同步进行网上归档，请登录“山东科技大学智慧综合档案管理系统”（IP地址：192.168.100.92）进行著录。新上岗的兼职档案员请及时扫码入群（二维码有效期截至10月29日），联系档案馆进行账号登记授权。

三、归档步骤及时间

（一）归档步骤

1.实体卷整理。依据《山东科技大学各部门（单位）档案归档范围与保管期限表（2026年修订）》（档案馆网站：https://dangan.sdust.edu.cn/info/1023/1643.htm）、《山东科技大学文书立卷的方法与步骤》（档案馆网站：https://dangan.sdust.edu.cn/info/1023/1518.htm），将收集齐全的文件材料，分类组卷、编写页码、拟写案卷题名，进行预立卷。

2.系统著录及目录打印。预立卷的档案资料全部实行网上立卷归档，录入“山东科技大学智慧综合档案管理系统”，上传电子全文,并完成目录打印，具体操作详见附件《山东科技大学智慧综合档案管理系统立卷归档方法与步骤》。

3.移交归档。将预立卷档案资料、《案卷移交目录》（一式两份）和《山东科技大学各部门（单位）立卷归档情况一览表》移交档案馆，进行纸质档案和电子文件的双套审核，办理移交手续。

（二）归档时间

11月30日之前，各校区、各部门、各单位完成归档材料的审核、移交等工作。

联 系 人：任莉新  王领

联系电话：86057052

档案馆

2026年10月22日