致广大教职工和校友的一封信

尊敬的广大教职工和校友们:

档案是每个国家、组织和个人在历史发展进程中形成的真实记录,是我们学习、工作和生活的重要组成部分,在工作查考、存史留凭、权益保障等方面发挥着不可替代的重要作用。近年来,随着学校70周年校庆等各项重大活动、重要工作的开展,各类档案的利用量居高不下;干部人事档案专项审核工作的不断深入,也使全国各地校友回校查补学籍档案材料数量持续增加。如何准确、高效地利用档案?相关的制度规定和方法途径,您知道么?

(一)学校各职能部门档案利用

1)工作人员利用党群类、行政类、教学类等公开档案(非保密档案),可直接来馆办理查借阅利用手续(档案馆位于学校行政办公楼二楼201室);对于尚未公开(保密档案)或非本部门形成的未公开档案(保密档案),须经归档部门负责人批准。

2)工作人员查阅科技类未公开档案(保密档案),须经科技部门负责人批准;查阅限制利用的他人成果的科技类档案,须经课题负责人同意。

3)工作人员查阅财会、基建、设备等项目类档案资料,须经归档部门负责人同意,并由相关职能部门人员陪同查阅。

(二)校内外个人档案利用

1)本人查阅。利用者携带身份证等有效证件来档案馆直接办理查借阅利用服务(疫情防控期间,如进入学校不便,在学校南门交接材料)。

2)委托代办。被委托人携带身份证等有效证件,以及委托人身份证的复印件或电子件到馆办理相关业务即可。

3)远程快递。利用者将本人身份证复印件、本人基本信息(包括姓名、专业、班级、入学与毕业时间)、所需材料名称与数量、回邮地址与联系电话等,通过顺丰快递邮寄到档案馆(山东省青岛市黄岛区前湾港路579号山东科技大学档案馆田老师收,电话0532-86057052)。收到邮件后,档案馆于5个工作日内完成查档人所需材料的回邮,并将利用者身份证复印件销毁或寄回本人。

档案利用工作永远在路上。实践证明,档案工作的发展离不开广大师生员工和校友们的关心、支持和参与!档案馆全体工作人员热忱欢迎您来馆、来电或来函,我们将一如既往地做好服务工作,也欢迎您提出宝贵的意见和建议!

                                                                                                      档案馆                                                                                                                                           2021927

 

发布时间:2021-09-27 点击 930 分享:

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