关于2012年文件材料立卷归档的通知

各校区管委,各部门、各单位:

现将2012年文件材料立卷归档工作有关事项通知如下。

一、各单位要将全年应归档文件材料收集齐全,尤其注意收集学校重要活动中产生的有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料,分类整理归档。归档文件材料的范围、整理要求按照《山东科大各类档案归档范围及保管期限表》、《山东科技大学文书立卷的方法与步骤》及《山东科技大学使用档案网络管理系统立卷归档的方法与步骤》进行。详细内容请在档案馆--业务指导栏目中(http://sites.sdust.edu.cn/archiv/)查阅。

1.上级来文。上级部门对学校请示、报告的批复、批示,要与相应的请示、报告放在一起(批复、批示在前,请示、报告在后)立卷,为永久保管;上级部门对学校普发性文件以发文机关为单位立为一卷或数卷,作为资料保存。卷内文件的排列要把相同或相近文号的文件相对集中,按文号由小号到大号排列在一起,不同文号的文件原则上可按发文时间先后排列,一般存为长期。

2.各单位制发的公文。此类公文须向档案馆移交两套立卷存档。第一套(带有文件签批单)按问题、期限的不同,进行分类立卷;第二套分党、政两类,分别按文号由小号到大号排列立卷,保管期限为永久。移交存档的两套文件材料要齐全完整,并符合公文格式要求,尤其是有附件或批复的文件须将附件或批复收集齐全。

3.声像资料。照片、光盘等声像资料,要与相应的纸质文件材料一起归档,互注参见号,以便查找。归档的声像资料,若无相应的纸质材料,要附文字说明。

二、规范整理。各单位将收集齐全的文件材料,进行分类组卷、编写页码、拟写案卷题名,之后,登录档案网络管理系统,进行档案案卷著录,著录时注意添加全宗号“5”。著录完成后提交系统,经档案馆档案系统管理员审定合格后,打印与卷内材料用纸规格(A4B5)相同的卷内文件目录。密级文件不得上传系统,直接将案卷移交档案馆归档。

三、移交归档。案卷整理完成后,要填写“卷内备考表”。“本卷情况说明”填写卷内文件缺损、修改、补充、移出等情况,案卷立好以后发生或发现的问题,由档案管理人员填写并签名、标注时间;“立卷人”指责任立卷者;“检查人”指本单位主要领导;“立卷时间”指完成立卷的日期。若卷内无情况说明,也须将立卷人、检查人的姓名和时间写上,以示负责。之后,利用档案网络管理系统打印《档案移交(接收)登记表》一式两份,一并向档案馆移交存档。

四、时间安排。各学院要在3月底前完成案卷移交工作;科研、产品、出版、外事类档案要在4月底前完成移交;其他职能部门及泰安校区、济南校区要在515日前完成立卷归档工作。档案馆随时接收名人、实物、声像类等档案材料移交归档。

 

          附件:山东科技大学使用档案网络管理系统立卷归档的方法与步骤.doc

          联系人:朱韶华  田媛    联系电话:860-57052

 

                                                                                                  档案馆

                                                                                            2013318

 

 

更新时间:2014-03-06 点击 1726 分享:

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