关于收集2021届毕业生声像材料归档的通知

 各校区管委,各学院(系、部):

        为做好2021届毕业生声像档案材料的归档工作,现将有关事宜通知如下。

一、归档范围

(一)毕业生照片及名单

1、本科、研究生毕业生各班级合影照片,毕业生党员合影照片,未参加合影学生的两寸彩色照片。

2、各班级合影人员名单、获得学位人员名单各1份(具体格式见附件12)。

 (二)光盘

    毕业生合影、合影人员名单、学位授予仪式照片、获得学位人员名单、未参加合影学生的两寸正面免冠彩色照片,以上材料电子版以班级为单位刻入一张光盘,光盘一式三份。

二、归档要求

(一)毕业生照片及名单

    1、照片需冲洗,不能打印。

    2、照片规格:6*10寸(25.4cm×15.2cm),不压膜;照片正上方应有学院(系、部)、届、专业、班级、摄制时间等信息,例:山东科大安全与工程学院2021届安全工程2017-1班毕业合影;照片下方应有对应人员名单。

    3、纸质人员名单要与照片人员名单一致,在每张照片所附的纸质名单中,教师名字下划线标注。

    4、对因故未参加毕业合影照的学生,收集其两寸正面免冠彩色照片一张,照片背面注明专业、班级、姓名,并将电子照片一并刻入光盘归档,照片以学生班级与姓名命名,格式为jpg

(二)光盘

1、归档的光盘质地良好,刻入光盘时不要将照片压缩保存。光盘一式三套分别装方形光盘盒保存。

2、在光盘盒上贴上标签,标明:××学院2021届毕业生照片、学位授予仪式照片光盘。

3、刻入光盘时以班级为单位制成若干个文件夹,每个文件夹中要包含毕业生照片(包括未参加毕业合影学生二寸照片)及相应名单、授予学位仪式照片及相应名单。学位授予仪式照片以该毕业生的班级和姓名命名,格式为jpg,本班级重名者在姓名后面加注籍贯。

        三、输入档案管理系统及办理交接

        以上材料整理完成后,登录档案网络管理系统(192.168.100.92),进行档案信息输入、提交并上传照片,打印《案卷移交目录》一式两份,到档案馆办理移交归档手续。

        四、时间安排

        请认真做好上述归档材料的收集、整理工作,于2021630日前向档案馆移交归档。

        联系人:王 领 57052    任莉新  57091

        附件1: 山东科大XX学院2021届XX专业XX-X班毕业生合影人员名单.doc

        附件2: 山东科大XX学院2021届XX专业XX-X班获得学位人员名单.doc 

 

发布时间:2021-06-10 点击 1426 分享:

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